MA 35 - Reformschritte machen Behörde zukunftsfit

Bereits im März hat Vizebürgermeister Christoph Wiederkehr angekündigt: Die MA 35 soll zu einer serviceorientierten Behörde mit guter Erreichbarkeit und kürzeren Verfahren werden.

Dies geschieht in drei Schritten:

Das Personal der MA 35 wird um 10% aufgestockt – von den 50 neuen Posten haben 38 BewerberInnen bereits eine Zusage erhalten, 25 davon haben ihren Dienst bereits angetreten. Die Rückstände in den Verfahren werden auch bereits etwas weniger.

Ein zweiter, wesentlicher Schritt ist derzeit in der finalen Phase: Die Einrichtung eines telefonischen Service-Centers, das die telefonische Erreichbarkeit der Behörde sicherstellen und das Personal entlasten wird. Es wird noch heuer einsatzbereit sein.

Zudem wurde ein mehrstufiger Organisations-Entwicklungsprozess gestartet. Die auf mehrere Jahre angelegte Weiterentwicklung der Behörde bringt Verbesserungen im Bereich Digitalisierung. Prozesse und Systeme sollen evaluiert und neu aufgesetzt werden mit dem Ziel, Arbeitsprozesse agiler zu gestalten. Es wird ein neues EDV-System geben, das bis Mitte 2022 vollständig eingesetzt werden soll. In einem ersten Schritt wird die gesamte Aktenführung und der Workflow elektronisch erfolgen.  In diesem Zusammenhang gibt es Kooperationen mit dem BMI und den anderen Bundesländern. Dabei handelt es sich um großangelegte mehrjährige IT-Projekte.

Außerdem wird im Herbst das Business Immigration Office eröffnet, wo wir Zuständigkeiten zentralisieren und so Wege und Aufwand für AntragstellerInnen verkürzen. Die Ansiedlung von Unternehmen und Niederlassung von Schlüsselkräften wird dann in Kooperation mit der Wirtschaftsagentur Wien und dem AMS an einem gemeinsamen Standort erfolgen.

Warum gibt es in der MA 35 diese Probleme?

Zum einen leisten die MitarbeiterInnen in der Behörde einen verantwortungsvollen, ganz und gar nicht leichten Job.

Die Entscheidungen der MA 35 basieren auf den extrem komplizierten Einwanderungs- und Staatsbürgerschaftsgesetzen des Bundes, die von den SachbearbeiterInnen auf Punkt und Beistrich eingehalten werden müssen und auch laufend novelliert wurden. Für die Betroffenen bedeutet das manchmal unverständlichen Papierkram und im Effekt ein aufwändiges und langwieriges Verfahren.

Zudem hat die MA 35 zuletzt neue Herausforderungen übernommen: Zum einen die Aufenthaltsbewilligungen für Briten nach dem Brexit, zum anderen die Einbürgerungen von Nachkommen von NS-Opfern. Diese beiden neuen Aufgaben werden derzeit mit Bravour gemeistert, bedeuten aber natürlich einen Mehraufwand für die Behörde.

Schließlich hat die Pandemie den Parteienverkehr über Monate unmöglich gemacht, sodass mit den KundInnen lediglich per Post und Mail kommuniziert werden konnte. Das hat Verfahren zusätzlich in die Länge gezogen.

Die eingeleiteten Maßnahmen wirken nicht von heute auf morgen. Die komplizierte Materie erfordert beispielsweise eine 6monatige Einschulung der neuen MitarbeiterInnen. Schließlich treffen sie schwerwiegende Entscheidungen. Erste Verbesserungen werden aber bald spürbar sein – und das Ziel ist klar: Die MA 35 soll eine serviceorientierte Behörde sein mit guter Erreichbarkeit und deutlich kürzeren Verfahrensdauern.